研究生學位檔案是反映學校教學質量和學術水平的一個重要內容。為了加強和規範我校研究生學位檔案的歸檔管理，提高歸檔效率，根據教育部《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規範》等有關文件的規定，對研究生學位檔案提出工作要求。
一、立卷歸檔材料範圍
博士研究生必須歸檔的材料：研究生開題報告、研究生學位申請評定書、成績單、學位論文評閱書、學術講座考核表、教學實踐考核表、身份證複印件（本人在複印件上簽字）、學位論文（帶獨創性聲明）。
碩士研究生必須歸檔的材料：研究生開題報告、研究生學位申請評定書、成績單、學位論文評閱書、身份證複印件（本人在複印件上簽字）、學位論文（帶獨創性聲明）。
二、立卷歸檔管理要求
（一）學位申請人負責對本人學位檔案材料進行初步整理工作。研究生學位論文答辯通過後，在院學位評定分委員會召開前將整理好的本人學位檔案提交學院審查。不符合要求的學位檔案材料學院可不予受理。
（二）各學院負責按歸檔要求如期完成研究生學位材料的審查核對、收集整理、建檔與檔案移交等工作。
（三）研究生院負責審核各類研究生學位授予名單，確定各類研究生學位材料的歸檔目錄、學位文件材料的填寫要求、分配研究生學位材料卷號、立卷歸檔、檔案移交等工作。
三、立卷歸檔整體材料要求
（一）歸檔的研究生學位材料必須是原件。歸檔材料中填寫內容準確完整、審核簽字及蓋章齊全，需要加蓋印章或簽字的必須是紅印和親筆簽字，不符合要求者，整理時予以糾正。歸檔的研究生學位材料內，需粘貼相片的位置不能空。
（二）歸檔的學位文件材料必須字跡工整、清晰，使用符合檔案要求的書寫材料，如碳素、藍黑墨水；計算機打印的材料必須是激光打印。
（三）歸檔的學位材料用紙要統一規格，采用國際標準 A4 型（210mm×297mm）；拆除學位材料（學位申請評定書和學位論文除外）中所有的金屬釘，並對破損的材料進行修補完善。
（四）研究生學位材料歸檔以卷為單位，每位研究生的學位歸檔材料為一卷；每卷學位材料按歸檔目錄和排序要求排好序，歸檔的學位材料用專用的檔案袋裝好，一人一袋，按照研究生院分配好的順序排列。
四、檔案移交
（一）移交檔案時，交接雙方當麵檢查，不符合要求的退回歸檔單位，限期改正後重新驗收，合格後辦理移交手續。
（二）研究生須在院學位評定分委員會召開前2天提交檔案；各學院在校會召開前3天向研究生院提交本次分會學位檔案材料。
附件1：研究生、學院、研究生院分工要求
附件2：各類研究生學位材料歸檔目錄
校學位評定委員會辦公室
2019年5月27日
附件1：
研究生向學院提交學位檔案要求:
研究生到所在學院領取檔案封麵、目錄等材料；
按照封麵——目錄——開題報告——研究生學位申請評定書——成績單——答辯決議票（成績單在前，答辯決議票在後，夾入研究生學位申請評定書最後一頁）——全套學位論文評閱書——其他材料（學術講座考核表、中期考核表、教學實踐考核表、學術成果登記表、重複率檢測報告、企業導師推薦表（工程碩士）、單位介紹信（在職工程碩士）和身份證的複印件）的順序進行整理；
拆除學位歸檔材料（學位申請評定書和學位論文除外）中所有的金屬釘；
在檔案封麵案卷提名處填寫：姓名+“攻讀碩（博）士學位材料”字樣；封麵其他內容，由研究生院統一填寫。目錄和檔案封底無需填寫。卷內材料按要求整理好後，用夾子夾好，裝入檔案袋；
研究生學位申請評定書第一頁粘貼照片；
成果證明材料另整理，放入檔案袋 。
2本學位論文（帶獨創聲明、簽字），其中1本論文裝入檔案袋，另1本論文單獨交給秘書。
各學院向研究生院提交學位檔案要求:
審核學生提交檔案材料：檢查材料是否齊全、順序是否正確、金屬釘是否拆除，照片是否粘貼等。將分會決議放入卷內。
在校會召開前3天提交研究生院
研究生院負責:
1、審核學院提交的學位檔案材料；
2、將校會決議放入卷內；
3、填寫檔案封麵、封底相關內容，用打號機逐個對卷內材料編寫頁碼，完成目錄內頁次、日期的填寫。
3、整理校會材料，裝訂成卷；
4、按照要求整理彙總表，辦理移交檔案工作。
附件2：各類研究生學位材料歸檔目錄
各類研究生學位材料歸檔目錄（袋內材料及順序）
1、封麵（檔案館提供）
2、卷內目錄（研究生院提供）
3、開題報告1份
4、研究生學位申請評定書1份
5、成績單1份
6、答辯決議票
7、全套學位論文評閱書
8、其他（學術講座考核表、中期考核表、教學實踐考核表、學術成果登記表、重複率檢測報告、企業導師推薦表（工程碩士）、單位介紹信（在職工程碩士）和身份證的複印件）
9、學位論文1本（帶獨創聲明、簽字）
